Con la reciente publicación del Reglamento Verifactu, los autónomos que operan en España se enfrentan a nuevos requisitos para sus sistemas de facturación. A partir de 2025, todos los programas de facturación deberán cumplir con condiciones específicas que aseguren la autenticidad y trazabilidad de cada factura emitida. Esta normativa busca no solo facilitar la supervisión fiscal, sino también reducir el fraude y garantizar una mayor transparencia en las operaciones comerciales.
Período de implementación progresiva
La implementación de estos cambios será progresiva, y los autónomos contarán con un periodo de adaptación extendido hasta finales de 2025 o, en algunos casos, principios de 2026.
Requisitos para que los programas de facturación cumplan con la normativa
Para ser considerados legales bajo el nuevo reglamento, los programas de facturación electrónica deberán cumplir una serie de requisitos técnicos. Uno de los elementos clave es la inclusión de un Código seguro de verificación (CSV), una secuencia única que actúa como una firma digital que permite verificar la validez de cada factura. El sistema debe generar este código automáticamente y estar presente en cada factura, evitando manipulaciones posteriores y facilitando la trazabilidad del documento.
Junto al CSV, el reglamento exige que cada factura cuente con un código QR. Este elemento permite que la información sea escaneada y verificada de forma rápida y segura, agilizando el proceso de comprobación de facturas en auditorías y proporcionando una capa adicional de autenticidad. Estos dos requisitos trabajan en conjunto para ofrecer una mayor transparencia y seguridad en cada transacción, aspectos especialmente importantes para aquellos autónomos que manejan volúmenes elevados de facturación.
Además, los sistemas de facturación deberán cumplir con estrictos estándares de seguridad de datos. Esto implica el uso de protocolos de encriptación y medidas de protección contra accesos no autorizados, garantizando así que la información fiscal no se vea comprometida. Estos requisitos no solo cumplen con la Ley de Protección de Datos, sino que aseguran que los datos de los autónomos y sus clientes estén protegidos contra alteraciones y accesos indebidos.
Período de adaptación hasta 2026 para la implementación completa
Para permitir una adaptación gradual, la Agencia Tributaria ha establecido un periodo de transición que podría prolongarse hasta finales de 2025 e incluso hasta principios de 2026 para ciertos sectores. Este plazo de adaptación responde a la necesidad de facilitar la implementación de los nuevos requisitos a autónomos y pequeños negocios, algunos de los cuales emplean software de facturación que necesita ser actualizado o reemplazado para cumplir con la normativa.
Este periodo adicional será particularmente útil para aquellos autónomos que aún no disponen de un sistema de facturación que cumpla con el reglamento Verifactu. Los expertos recomiendan aprovechar este tiempo para evaluar y, de ser necesario, actualizar o sustituir sus programas actuales, garantizando así que, al final del plazo, el sistema esté completamente adaptado a las nuevas exigencias y funcionando de forma fluida.
Verificación de la certificación del software: Un paso esencial para autónomos
La verificación de que el programa de facturación empleado cumple con la normativa recaerá directamente sobre los autónomos, quienes deberán asegurarse de que sus sistemas estén certificados de acuerdo con el nuevo reglamento. Esto significa que cada autónomo deberá comprobar, bien a través de su proveedor o de una verificación directa, que su software cumple con las exigencias de la Agencia Tributaria.
Para facilitar este proceso, se recomienda que los autónomos soliciten a sus proveedores documentación que acredite la certificación del software y confirme su compatibilidad con los nuevos requisitos de trazabilidad y seguridad. Esta verificación evitará problemas legales y garantizará que cada factura emitida sea válida ante Hacienda, reduciendo riesgos y evitando contratiempos que podrían afectar la operativa diaria de los autónomos.
Multas de hasta 50.000€ por incumplimiento del reglamento
Los autónomos que no cumplan con la normativa de facturación electrónica estarán expuestos a sanciones económicas significativas, que podrían ascender hasta 50.000 euros en los casos más graves. Las sanciones buscan asegurar que los contribuyentes adopten programas de facturación compatibles con los estándares de seguridad, trazabilidad y autenticidad exigidos por la Agencia Tributaria.
Las sanciones están diseñadas para disuadir a los negocios de operar con sistemas de facturación no certificados o que incumplan los requisitos básicos del reglamento Verifactu. En función de la gravedad de la infracción, las sanciones pueden variar, y el incumplimiento prolongado podría derivar en sanciones escalonadas o restricciones adicionales, complicando aún más la actividad comercial de quienes no se adapten a tiempo.