La implementación de la factura electrónica obligatoria continúa avanzando en España. Tras la aprobación en septiembre de 2022 de la Ley Crea y Crece, el pasado 5 de diciembre de 2023 se aprobó el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos utilizados en los procesos de facturación de las empresas y autónomos.
Según este Reglamento, los elementos que deberá contener una factura electrónica para ser legal a partir de 2024 y 2025 son:
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Emisión a través del programa de facturación de AEAT o un software certificado.
La factura será legal cuando haya sido emitida a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por el reglamento para los softwares de facturación, como por ejemplo el que ofrecemos en nuestra consultora legal y tecnológica Consulpyme.
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Incluir un código identificativo de carácter alfanumérico y un código “QR”.
Las facturas deberán incluir un código de identificación y un código QR formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial por parte de Hacienda.
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Incorporar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.
En los casos en los que la empresa realice la remisión de todos los registros de facturación a la Administración las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo “VeriFactu”, garantizando de esta manera la transparencia y el cumplimiento de todas las obligaciones tributarias.
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Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados.
Las anteriores tres claves pueden cumplirse a través del uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas como pueden ser el encadenamiento de datos de facturas, las huellas digitales del contenido de las mismas, la utilización de códigos QR que facilitan la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.
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Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios.
Todas las empresas y autónomos deberán facilitar el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios, que deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita. Además, el acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años.
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Incluir los elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura.
Además de los elementos mencionados anteriormente las facturas electrónicas deberán incluir al igual que las facturas convencionales los siguientes datos: número de factura; fecha de emisión; datos fiscales del emisor y receptor; concepto; base imponible; tipo impositivo; importe total e información del registro mercantil.
A pesar de que la adaptación del proceso de facturación para cumplir con la legislación implica cambios tecnológicos considerables en las operaciones empresariales, contar con el asesoramiento de expertos en el campo facilitará una transición digital que permitirá una gestión empresarial eficiente y efectiva, mejorando así el posicionamiento de las empresas en un entorno cada vez más digital y competitivo.